Välja arbetsordersystem: 10 saker serviceföretag bör testa före köp
När ni väljer arbetsordersystem bör ni testa hur ett vanligt servicejobb fungerar från beställning till färdigt fakturaunderlag. Låt både koordinatorn och teknikern prova systemet: skapa en arbetsorder, boka om besöket, rapportera i mobilen och kontrollera vad kontoret får tillbaka. Här är tio saker att gå igenom före köp.
En demo kan se enkel ut när allt redan är förberett. Er vardag innehåller också akuta jobb, ändrade tider, reservdelar som saknas och kunder som behöver veta vad som faktiskt blev gjort. Därför säger ett genomfört testjobb mer än en lång funktionslista.
Vad är ett arbetsordersystem?
Ett arbetsordersystem är ett verktyg för att skapa, fördela och följa upp arbetsuppdrag. För service- och installationsföretag behöver det hålla ihop informationen mellan kontoret och teknikern: kund, arbetsplats, uppdrag, bokning, status och återrapportering.
En arbetsorderapp är den del teknikern använder på mobilen. När ni jämför alternativ behöver ni också se hur planeringen och uppföljningen fungerar på kontoret. Läs gärna vår checklista över vad en arbetsorder ska innehålla som underlag för testet.
10 saker att testa före köp
1. Skapa en arbetsorder med era egna uppgifter
Lägg upp ett typiskt uppdrag med kund, kontaktperson, besöksadress och arbetsbeskrivning. Lägg till utrustning och dokument om de behövs i ert arbete. Kan koordinatorn få med rätt information utan att bygga en ny rutin runt systemet?
Testa: Låt teknikern öppna ordern och förklara vad som ska göras, var och vem som kan svara på frågor.
2. Boka om ett jobb när dagen ändras
Boka besöket, flytta det till en annan tid och tilldela en annan tekniker. Prova också ett uppdrag med två tekniker om det förekommer hos er. Kontrollera hur frånvaro och andra bokningar syns i planeringen.
Testa: Lägg in ett akut jobb och se vad koordinatorn behöver göra för att få ihop resten av dagen. Kontrollera hur den ändrade bokningen visas för teknikern.
3. Utför jobbet på en vanlig mobiltelefon
Låt en tekniker prova på sin egen telefon i stående läge. Öppna dagens jobb, hitta kontaktuppgifter och instruktioner och börja rapportera. Bedöm textstorlek, knappar och hur lätt det är att hitta tillbaka.
Testa: Genomför hela fältflödet utan hjälp från den som håller demon. Om ni arbetar där uppkopplingen är svag, be leverantören visa exakt vad som fungerar utan nät och vad som händer när anslutningen kommer tillbaka.
4. Registrera tid, material och extra kostnader
Rapportera arbetstid och material på uppdraget. Lägg även till resa, utlägg eller andra kostnader som är relevanta för er. Kontrollera hur planerade uppgifter skiljs från det som faktiskt användes.
Testa: Rätta en felregistrering och kontrollera sedan att kontoret ser rätt underlag. Teknikern ska förstå vad som sparats och vad som återstår att rapportera.
5. Dokumentera med bilder, checklistor och rapporter
Ta ett foto med mobilen och fyll i en checklista för jobbet. Testa en rapport som liknar ett av era egna serviceprotokoll. Se om interna anteckningar kan hållas isär från information som ska lämnas till kunden.
Testa: Öppna den färdiga rapporten. Är bilder, kontrollresultat och kommentarer begripliga även för någon som inte var på plats?
6. Hantera tilläggsarbete och kundgodkännande
Låt testjobbet ändra omfattning. Lägg till en åtgärd eller en reservdel och gå igenom hur ändringen dokumenteras enligt era rutiner. Om ni vill använda digital signering, kontrollera vad kunden får se före godkännandet och vad som sparas efteråt.
Testa: Be en kollega spela kund och granska specifikationen på telefonen. Det ska vara tydligt vilket arbete och vilket underlag godkännandet gäller.
7. Parkera ett jobb och ta upp det igen
Alla besök slutar inte med ett färdigt jobb. Prova ett uppdrag som väntar på en reservdel eller kräver ett återbesök. Kontrollera om orsaken, nästa steg och ansvaret är lätta att hitta.
Testa: Låt en annan kollega ta över uppföljningen. Kan personen förstå läget utan att ringa teknikern som var där?
8. Följ upp jobbet från kontoret
Öppna arbetsordern som koordinator när teknikern har rapporterat. Kontrollera status, tid, material och rapport. Prova att hitta både oplanerade uppdrag och jobb som behöver kompletteras.
Testa: Be koordinatorn avgöra vilka av testjobben som är klara för nästa steg och vilka som behöver en åtgärd. Det ska gå att förstå varför.
9. Kontrollera vägen till fakturaunderlag
Följ tid, material och tillägg från registrering till underlaget som ska användas för fakturering. Om ni vill koppla arbetsordersystemet till ett ekonomisystem eller CRM, gå igenom vilka uppgifter som överförs, i vilken riktning och vad som kräver ett manuellt steg.
Testa: Be leverantören visa ert tänkta flöde, inklusive hur ett överföringsfel upptäcks och rättas. En integration i en funktionslista säger inte i sig vilka delar av er process den täcker.
10. Gå igenom införande, behörigheter och kostnad
Ta reda på vad som ingår i uppstarten, vem som hjälper er att anpassa rapporter och hur teknikerna lär sig systemet. Prova vad en tekniker respektive en koordinator får se och ändra. Be också om en samlad kostnadsbild för era användarroller, uppstart och eventuella integrationer.
Testa: Be om en konkret plan för ert första riktiga jobb i systemet och fråga hur ni får ut era uppgifter om ni senare vill byta lösning.
Ta med ett eget jobb till demon
Välj ett anonymiserat uppdrag som speglar er vardag. Exempelvis ett servicebesök där tiden ändras, material tillkommer och teknikern behöver lämna en rapport. Ta med arbetsbeskrivningen och en tom rapportmall, så kan ni jämföra flera system med samma förutsättningar.
Anteckna efter varje test om uppgiften gick att lösa direkt, krävde hjälp eller behövde ett steg utanför systemet. Låt både teknikern och koordinatorn bedöma resultatet. Då blir det lättare att se vilka funktioner som faktiskt hjälper er i arbetet.
Så kan ni utvärdera FieldFox
FieldFox samlar arbetsorder, planering och bokning, mobilrapportering och kundgodkännande i ett sammanhängande arbetsflöde. Teknikern kan registrera tid och material, ta foton och fylla i checklistor och rapportformulär på mobilen, medan kontoret följer upp uppdraget.
FieldFox kan vara det centrala systemet för er serviceverksamhet och kan även kopplas till andra system. Utgå från vad ni behöver hantera i FieldFox och vilka uppgifter ni vill föra vidare.
Boka en demo av FieldFox och ta gärna med ett eget exempel. Då kan vi gå igenom hur ert arbete hänger ihop från beställning till färdig rapport och fakturaunderlag.