Från arbetsorder till fakturaunderlag – få med tid, material och tilläggsarbeten

Ett komplett fakturaunderlag börjar på arbetsordern. Tid, material, resor och tilläggsarbeten behöver registreras på rätt jobb, med tydliga uppgifter om vad som utförts och vad kunden ska debiteras för. Kontoret behöver sedan granska underlaget och fånga upp det som saknas innan uppgifterna går vidare till fakturering.

Jobbet är klart hos kunden, men fakturan väntar. En materialrad saknas, teknikern har glömt restiden och ingen vet om den extra åtgärden ingick i priset. Det är ett vanligt skäl till att ett slutfört uppdrag ändå kräver flera samtal från kontoret.

Med en tydlig rutin från beställning till återrapportering blir det lättare att få med rätt uppgifter medan arbetet pågår.

Vad är ett fakturaunderlag för servicejobb?

Ett fakturaunderlag är de uppgifter som behövs för att kunna fakturera ett uppdrag korrekt. För service- och installationsarbete omfattar det ofta kund och fakturareferens, utfört arbete, debiterbar tid, material och andra överenskomna kostnader.

Underlaget är inte samma sak som fakturan. Det ska göra det möjligt för den som fakturerar att förstå vad som ska debiteras, hur det kopplas till uppdraget och om något behöver kontrolleras först.

Börja med rätt uppgifter på arbetsordern

Redan när jobbet skapas behöver ni veta vem beställaren är, var arbetet ska utföras och vilken omfattning som är överenskommen. Besöksadressen kan skilja sig från fakturamottagaren. Ange kundens referens eller beställningsnummer om det behövs i ert flöde.

Förklara också för teknikern hur jobbet ska rapporteras. Är det fast pris, löpande arbete eller en kombination? Vad ingår i uppdraget och hur hanterar ni ändringar? Vår checklista för arbetsorder är en bra utgångspunkt för att se över beställningsinformationen.

Registrera tid på rätt jobb

Kom överens om vilka typer av tid ni följer upp och vilka som kan debiteras enligt era avtal. Arbetstid, restid och väntetid kan behöva hållas isär. Det som räknas som arbetad tid i verksamheten är inte alltid detsamma som en debiterbar rad till kunden.

Låt teknikern registrera tiden löpande eller direkt efter besöket enligt en enkel rutin. Ange enhet och beskrivning så att kontoret kan förstå uppgifterna. Vid flera tekniker eller flera besök behöver det framgå vilket arbete registreringen avser.

Få med material och övriga kostnader

Registrera faktiskt använt material med artikel eller tydlig benämning, antal och enhet. ”Kabel” är ett svagare underlag än en specificerad artikel med rätt mängd. Var också tydliga med vad som är planerat material och vad som faktiskt gått åt.

Bestäm hur resor, parkering, hyrd utrustning och andra kostnader ska registreras. De behöver kopplas till rätt order och hanteras enligt det som avtalats med kunden. Om något bara ska följas upp internt ska det inte av misstag hamna i kundens specifikation.

Dokumentera tilläggsarbeten när de uppstår

Om uppdraget ändras på plats behöver ändringen få en tydlig beskrivning: vad tillkommer, varför och hur hanteras pris eller omfattning? Dokumentera kundens besked enligt era rutiner innan arbetet går vidare.

Skilj godkännandet av en ändring från bekräftelsen på att ett arbete är utfört. Om kunden signerar på mobilen behöver det vara begripligt vilket underlag som visas och vad signaturen gäller. Kontoret ska kunna följa resonemanget även utan att ha varit med i samtalet.

Kontrollera att ”klart” betyder klart för nästa steg

Teknikern kan ha lämnat arbetsplatsen även om uppdraget väntar på en reservdel eller ett återbesök. Bestäm därför vad som krävs för att ett jobb ska räknas som färdigt för granskning och fakturering.

Om något återstår ska det framgå vad det är, vem som följer upp och hur det påverkar underlaget. Bestäm även hur ni hanterar fakturering av genomförda delar när resten av uppdraget fortsätter. Den rutinen behöver passa era kundavtal och ert ekonomiflöde.

En checklista före fakturering

Låt kontoret göra samma korta granskning för varje uppdrag:

• Kund och referens: Rätt fakturamottagare och de referenser kunden behöver.

• Omfattning: Utfört arbete stämmer med beställningen och dokumenterade ändringar.

• Tid: Registreringar finns, är begripliga och har rätt enhet.

• Material: Artiklar, mängder och eventuella returer är kontrollerade.

• Övriga kostnader: Resor, utlägg och andra överenskomna poster är med.

• Priser: Debitering och villkor är kontrollerade enligt uppdragets överenskommelse.

• Rapport: Nödvändig dokumentation och eventuella kundgodkännanden finns.

• Återstående frågor: Inga oklarheter lämnas vidare utan en tydlig hantering.

Saknas något bör uppdraget gå tillbaka till en namngiven person för komplettering. ”Behöver kollas” utan ansvarig skapar lätt en ny kö av halvfärdiga jobb.

Exempel: ett besök med en extra reservdel

En tekniker gör ett planerat servicebesök och upptäcker att ytterligare en del behöver bytas. I ett genomarbetat flöde dokumenteras ändringen och kundens besked, delen registreras på arbetsordern och utfört arbete beskrivs i rapporten.

När kontoret granskar jobbet går det då att skilja ursprunglig beställning från tillägget och kontrollera material, tid och debitering. Om teknikern bara skriver ”del bytt” i en fritextanteckning behöver kontoret i stället reda ut vilken del, antal och hur ändringen hanterades.

En integration behöver ett tydligt överlämnande

Om ni för uppgifterna vidare till ett ekonomisystem, bestäm vilka poster som överförs, när det sker och vem som ansvarar för kontrollen. Ta också reda på hur fel visas och hur ni undviker att samma underlag skickas två gånger.

En koppling mellan system kan förenkla överföringen, men den behöver få rätt uppgifter. Prova ert eget flöde med ett vanligt jobb, ett tillägg och en korrigering. Se fler frågor i vår guide till att välja arbetsordersystem.

Håll ihop rapportering och underlag i FieldFox

FieldFox låter teknikern registrera tid, material och kostnader på arbetsordern i mobilen. Kontoret kan följa upp jobbet och granska underlaget. Med checklistor, rapportformulär och fotodokumentation går det att hålla ihop uppgifterna om vad som faktiskt utförts.

FieldFox kan också kopplas till andra system. Vilka uppgifter som förs vidare och hur fakturaflödet ser ut beror på den valda integrationen och er uppsättning. Gå igenom det konkreta flödet med oss, från teknikerns registrering till underlaget hos den som fakturerar.

Boka en demo av FieldFox och ta gärna med ett exempel på ett servicejobb som brukar kräva kompletteringar på kontoret.