Serviceobjekt och servicehistorik – så håller ni koll på kundens utrustning
Ett serviceobjekt är den utrustning, installation eller anläggning som ni servar hos en kund. Genom att koppla arbetsordrar och dokumentation till rätt objekt kan ni följa vad som gjorts, vad som återstår och vilket underlag nästa tekniker behöver.
Kunden ringer om en port som stannar halvvägs. Ni har varit på fastigheten flera gånger, men det finns fyra portar och anteckningen säger bara ’port justerad’. Innan ni kan förbereda nästa besök behöver någon reda ut vilken port det gällde och vad som faktiskt åtgärdades. Ett tydligt register över serviceobjekt gör informationen användbar även när en annan tekniker tar över.
Vad är skillnaden mellan kund, plats, serviceobjekt och arbetsorder?
Kund: företaget eller personen ni har kundrelationen med.
Plats: adressen eller området där arbetet ska utföras.
Serviceobjekt: det ni installerar, kontrollerar eller underhåller, till exempel ett ventilationsaggregat eller en port.
Arbetsorder: det konkreta uppdraget, med omfattning, bokning och återrapportering.
En kund kan ha flera platser och många objekt. Ett objekt kan ha flera arbetsordrar över tid. En arbetsorder kan också omfatta flera objekt. Därför räcker det sällan att spara all serviceinformation under kundens namn. Välj en nivå som gör det möjligt att identifiera rätt utrustning på plats.
Vilka uppgifter bör finnas om ett serviceobjekt?
Börja med uppgifter som hjälper både kontoret och teknikern att hitta rätt och förbereda arbetet. En praktisk checklista är:
Tydligt namn eller objekt-ID som används konsekvent.
Kund, besöksadress och exakt placering, exempelvis hus B, fläktrum på taket.
Typ av utrustning, tillverkare, modell och serienummer där det är relevant.
Kontaktperson på plats och rutiner för tillträde.
Relevanta manualer, ritningar och bilder.
Uppgifter som behövs för service, exempelvis filtertyp eller tidigare identifierad reservdel.
Checklistan beskriver vilken information som är användbar. Hur den lagras i ert system beror på tillgängliga fält och dokumentfunktioner. Samla inte in uppgifter bara för att fylla registret. Bestäm också vem som uppdaterar informationen när en installation byggs om eller en kontaktperson slutar.
Vad ska en användbar servicehistorik innehålla?
Servicehistorik är dokumentationen av tidigare arbete på ett objekt. Den bör besvara fem frågor: när utfördes arbetet, varför behövdes det, vad gjordes, vilket resultat fick åtgärden och vad återstår?
Skriv så att en kollega kan förstå resultatet utan ett telefonsamtal. ’Service utförd’ ger mindre stöd än ’Filter bytta, rem kontrollerad och aggregatet provkört. Missljud kvarstår vid uppstart; lager behöver undersökas vid nästa besök’. Komplettera med relevanta mätvärden, material och bilder när uppdraget kräver det. Läs också vår guide till vad ett serviceprotokoll bör innehålla.
Exempel: två aggregat i samma fastighet
En fastighetskund har två ventilationsaggregat, VA-01 och VA-02. Vid första besöket byter teknikern filter i båda, men upptäcker ett missljud i VA-02. Om allt rapporteras som ett gemensamt fritextstycke kan nästa tekniker behöva leta efter problemet igen.
Med tydlig objektkoppling går det att ange vilket arbete och vilken avvikelse som gäller respektive aggregat. Nästa uppdrag kan då förberedas för VA-02 med tidigare observation, rätt dokumentation och en tydlig frågeställning. Historiken hjälper till att avgränsa arbetet; den ersätter inte teknikerns kontroll på plats.
Gör historiken användbar i nästa arbetsorder
Identifiera objektet vid beställningen. Fråga vilket aggregat eller vilken port kunden menar.
Koppla uppdraget till rätt objekt. Kontrollera adress och platskontakt samtidigt.
Förbered relevant underlag. Lyft fram tidigare avvikelser och dokument som behövs för just det besöket.
Återrapportera per objekt när det behövs. Skilj utfört arbete från kvarstående åtgärder.
Ge det som återstår en ansvarig. En notering utan nästa steg riskerar att bli liggande.
Undvik att skapa ett nytt objekt varje gång samma utrustning får en order. Använd gemensamma namnregler och kontrollera befintliga poster först. Se vår checklista för arbetsorder för resten av beställningsinformationen.
Serviceobjekt i FieldFox
I FieldFox kan administratörer och koordinatorer koppla serviceobjekt till kunder och arbetsordrar. Objekt används även för återkommande service och åtgärdspunkter. Gemensamma dokument kan läggas på kunden eller objektet och göras tillgängliga på arbetsordrar enligt era inställningar. Det ger en struktur för att hålla ihop utrustning och uppdrag.
Kontrollera alltid den aktuella arbetsorderns kontaktuppgifter. En ändring på objektet innebär inte att kontaktuppgifter på en redan skapad order korrigeras. Se hur serviceobjekt kopplas till en arbetsorder i kunskapsbanken.
Vanliga frågor om serviceobjekt
Är ett serviceobjekt samma sak som en kund?
Nej. Kunden beskriver kundrelationen. Serviceobjektet beskriver det ni arbetar med hos kunden, exempelvis en värmepump eller en port.
När behöver ett serviceföretag ett register över serviceobjekt?
När samma utrustning återkommer i flera uppdrag, när kunden har många installationer eller när tidigare åtgärder behövs inför nästa besök.
Kan en arbetsorder omfatta flera serviceobjekt?
Ja, i FieldFox kan en arbetsorder kopplas till flera serviceobjekt. Var tydliga med vilka åtgärder som gäller vilket objekt.
Boka en demo av FieldFox och ta med ett exempel på utrustning som ni servar återkommande.