Fältservicesystem, CRM eller affärssystem – vad behöver ett serviceföretag?

Ett serviceföretag behöver ett system som håller ihop beställning, planering, arbete på plats och uppföljning. Ett CRM fokuserar vanligen på kundrelationer och försäljning, ett affärssystem på ekonomi och andra administrativa flöden, och ett fältservicesystem på att genomföra serviceuppdrag. Det avgörande är vilka delar ert valda system faktiskt stödjer.

Systemvalet blir lätt en fråga om förkortningar. Men det som skapar problem i vardagen är mer konkret: teknikern saknar arbetsbeskrivningen, koordinatorn vet inte vem som är ledig eller kontoret får jaga materialrader efter ett avslutat jobb. Börja därför med ert arbetsflöde och testa systemen mot samma uppdrag.

Vad gör ett CRM för ett serviceföretag?

CRM står för Customer Relationship Management. Ett CRM används vanligtvis för att samla kunduppgifter, kontakter, aktiviteter och försäljningsmöjligheter. Det kan hjälpa säljare och ledning att följa relationen från första kontakt till affär.

Frågan är sedan hur informationen kommer vidare till den som ska utföra arbetet. En anteckning om en vunnen affär är inte automatiskt en användbar arbetsorder. Teknikern behöver veta var arbetet ska ske, vad som ingår, vem som öppnar dörren och hur resultatet ska rapporteras. Vissa CRM har stöd för delar av detta; kontrollera det konkreta flödet.

Vad gör ett affärssystem?

Ett affärssystem, ofta kallat ERP, samlar verksamhetens administrativa processer. Ekonomi, inköp, lager och orderhantering kan ingå, men innehållet varierar mellan produkter och uppsättningar.

För ett serviceföretag är det viktigt att förstå skillnaden mellan ekonomisk orderhantering och teknikerns vardag. Kan teknikern rapportera i mobilen? Finns planering för flera resurser? Går det att knyta bilder och protokoll till rätt uppdrag? Ett system kan vara starkt på ekonomi utan att varje steg i fältarbetet passar ert sätt att jobba.

Vad gör ett fältservicesystem?

Ett fältservicesystem stödjer arbete som utförs hos kunder eller på andra platser utanför kontoret. Arbetsorder, bokning av tekniker, mobila instruktioner och återrapportering är centrala delar. Beroende på produkt kan också kundregister, serviceobjekt, offerter och uppföljning ingå.

För service- och installationsföretag blir värdet tydligt när kontoret och teknikern arbetar med samma uppdrag. Läs mer om vad Field Service Management innebär.

Jämför systemen med fem frågor

1. Var börjar kundens uppdrag?

Testa hur en beställning registreras och hur kund, platskontakt och omfattning följer med. Om ni arbetar med offerter ska den överenskomna omfattningen vara lätt att hitta inför utförandet. Kontrollera vem som uppdaterar kunduppgifter om flera system används.

2. Hur bokas rätt tekniker?

Be att få se planering för ert verkliga team. Prova ett akut jobb, frånvaro och en ombokning. Kontrollera hur informationen når teknikern och hur ni ser arbetsbelastningen. Det är mer användbart än att enbart jämföra skärmbilder av kalendrar.

3. Kan jobbet genomföras på mobilen?

Testa arbetsbeskrivning, dokument, tid, material och rapportering på en telefon. Gör hela flödet i stående läge, som teknikern faktiskt använder den. Ta med ett jobb med flera besök och en oväntad avvikelse.

4. Vad händer när arbetet är klart?

Kontrollera hur kontoret ser att underlaget är färdigt, hur saknade uppgifter hanteras och vem som granskar rapporten. Ett avslutat besök och ett komplett fakturaunderlag är två olika saker. Se vår guide till flödet från arbetsorder till fakturaunderlag.

5. Vilka uppgifter behöver gå till ett annat system?

Om ni använder en integration, välj ett konkret exempel och följ informationen hela vägen. Vad överförs, i vilken riktning och när? Vad händer om kunduppgifter skiljer sig eller överföringen misslyckas? Utgå från den valda integrationen, inte från ett allmänt löfte om att systemen kan kopplas ihop.

Behöver ni tre separata system?

Inte nödvändigtvis. En mindre serviceverksamhet kan få mer nytta av att hålla ihop kundregister, uppdrag och planering i ett system än av att dela flödet mellan flera verktyg. Ett företag med etablerat sälj- eller ekonomiflöde kan i stället behöva en tydlig koppling mellan systemen.

Rita upp ert nuvarande flöde: kundkontakt, offert, beställning, bokning, utförande, granskning och fakturering. Markera var information skrivs in igen och var någon måste ringa för att förstå vad som hänt. Där finns konkreta frågor att ta med till en demonstration. Vår guide till att välja arbetsordersystem innehåller fler testfall.

Hur passar FieldFox in?

FieldFox är byggt för serviceverksamhetens arbete från kundkontakt och planering till rapportering och uppföljning. Kundregister, arbetsordrar, serviceobjekt och offerter kan hållas ihop med det mobila arbetet. FieldFox kan vara det centrala systemet för serviceverksamheten och kan även kopplas till andra system när det behövs.

Visa gärna både koordinatorns arbetsflöde och ledningens behov av uppföljning när ni utvärderar lösningen. Systemvalet bör fungera för hela överlämningen, inte bara för en enskild roll.

Vanliga frågor om system för serviceföretag

Kan ett CRM ersätta ett fältservicesystem?

Det beror på funktionerna. Testa om det stödjer er resursplanering, arbetsorder och teknikerns mobila återrapportering. Produktens kategori ger inte svaret ensam.

Måste FieldFox användas tillsammans med ett CRM?

Nej. FieldFox kan vara det centrala systemet för serviceverksamheten. Andra system kan kopplas in utifrån företagets behov och den valda integrationen.

Vilket system ska vi börja med?

Börja där ert viktigaste arbetsflöde behöver stöd. Om problemen främst uppstår mellan beställning, bokning och återrapportering bör ni testa ett fältservicesystem mot just de stegen.

Boka en demo av FieldFox och låt oss gå igenom ett uppdrag från er egen verksamhet.