Är servicejobbet lönsamt? Så följer ni upp tid, material och marginal
För att bedöma ett servicejobbs lönsamhet behöver ni jämföra uppdragets intäkter med kostnaden för den tid, det material och de övriga resurser som jobbet kräver. Följ upp det faktiska utfallet mot budgeten och skilj jobbets bidrag från företagets totala vinst.
Två jobb kan ha samma fakturabelopp men ge helt olika resultat. Det ena tar en förmiddag med planerat material. Det andra kräver en extra resa, ett felsökningsbesök och en reservdel som inte fanns med i kalkylen. Om uppföljningen bara visar omsättning ser de lika bra ut.
Vad menas med lönsamhet per arbetsorder?
Lönsamhet per arbetsorder handlar om hur intäkter och kostnader förhåller sig till varandra på ett enskilt uppdrag. Vilket resultatmått ni använder beror på vilka kostnader ni räknar in. Definiera därför måttet innan ni börjar jämföra jobb.
Ett praktiskt första steg är att beräkna jobbets bidrag efter de kostnader ni hänför till uppdraget. Det bidraget ska också räcka till gemensamma kostnader och företagets resultat. Ett positivt bidrag betyder alltså inte automatiskt att hela företaget går med vinst.
Skilj debiterbar tid från kostnaden för arbetet
Debiterbar tid beskriver vad kunden ska betala för enligt överenskommelsen. Kostnadstid beskriver de resurser som företaget använder. För ett fastprisjobb kan kunden betala samma belopp även om arbetet tar längre tid än planerat.
Registrera därför faktisk tid även när den inte blir en ny fakturarad. Bestäm hur arbetstid, resor, väntan och återbesök ska följas upp. Vid flera tekniker behöver samtliga personers tid räknas med. Använd en genomtänkt intern timkostnad för er uppföljning och var konsekventa med vad den omfattar.
Få med material och andra kostnader
Materialets försäljningspris och företagets inköpskostnad är olika uppgifter. För att förstå jobbets resultat behöver ni veta vad som faktiskt förbrukats och vad det kostat er, inte bara vad som stod i den ursprungliga materiallistan.
Ta även ställning till hyrd utrustning, underentreprenörer, frakt, resor och utlägg. Undvik dubbelräkning: om en kostnad redan ingår i er interna timkostnad ska samma kostnad inte läggas till en gång till utan en tydlig anledning.
Räkneexempel: ett fastprisjobb
Följande är ett förenklat, påhittat exempel. Alla belopp är exklusive moms. Jobbet säljs för 12 000 kronor. Intern timkostnad är i exemplet 450 kronor, och övriga kostnader avser endast sådant som inte ingår i timkostnaden.
Budget före jobbet
Arbete: 8 timmar × 450 kr = 3 600 kr.
Material till inköpskostnad: 2 400 kr.
Övriga hänförda kostnader: 600 kr.
Summa kostnader: 6 600 kr.
Budgeterat bidrag: 12 000 − 6 600 = 5 400 kr.
Bidrag som andel av intäkten: 5 400 / 12 000 = 45 procent.
Faktiskt utfall efter jobbet
Arbete: 11 timmar × 450 kr = 4 950 kr.
Material till inköpskostnad: 2 700 kr.
Övriga hänförda kostnader: 900 kr.
Summa kostnader: 8 550 kr.
Faktiskt bidrag: 12 000 − 8 550 = 3 450 kr.
Bidrag som andel av intäkten: 3 450 / 12 000 = 28,75 procent.
Omsättningen är oförändrad, men bidraget blir 1 950 kronor lägre än budgeterat. Skillnaden består av 1 350 kronor mer i tid, 300 kronor mer i material och 300 kronor mer i övriga kostnader. Exemplet visar bidrag enligt dessa antaganden, inte nettovinst efter företagets samtliga kostnader.
Undersök avvikelsen innan ni ändrar priset
Ett sämre utfall kan ha flera orsaker. Fråga vad som faktiskt hände:
Var omfattningen tydlig när jobbet beställdes?
Var budgeten realistisk för utrustningen och förutsättningarna på plats?
Saknades tillträde, information eller rätt reservdel?
Uppstod ett tillägg som behöver hanteras separat?
Behövdes ett återbesök, och varför?
Är tid och material rätt registrerade, eller är underlaget ofullständigt?
Syftet är att lära av uppdraget. Om återbesöket berodde på att rätt material saknades kan bättre förberedelser vara viktigare än att ändra priset. Om samma arbete alltid tar längre tid behöver kalkylen ses över.
Gör uppföljningen till en återkommande rutin
Sätt en budget före utförandet. Dokumentera antaganden om tid, material och övriga kostnader.
Rapportera under arbetet. Koppla registreringarna till rätt arbetsorder.
Granska underlaget när jobbet är klart. Fånga upp saknad tid och material innan jämförelsen görs.
Jämför budget och utfall. Undersök större avvikelser med den som känner uppdraget.
Använd lärdomarna. Justera kommande kalkyler, arbetsbeskrivningar och förberedelser.
Se också vår artikel om kompletta fakturaunderlag. Saknade registreringar påverkar både möjligheten att fakturera rätt och kvaliteten i den interna uppföljningen.
Följ upp arbetsordern i FieldFox
I FieldFox kan tid, material och kostnader registreras på arbetsordern. Det finns stöd för interna kostnader och för att jämföra registrerat utfall med budget. En gemensam struktur gör det lättare för ledningen att ställa rätt frågor om uppdrag som avviker.
Bestäm vilka priser, kostnadsuppgifter och registreringsrutiner ni ska använda. Ett system kan samla underlaget, men uppföljningen blir användbar först när uppgifterna är konsekventa.
Vanliga frågor om lönsamhet på servicejobb
Är marginal samma sak som påslag?
Nej. En marginal eller bidragsandel beräknas mot intäkten. Ett påslag beräknas mot kostnaden. Använd samma definition när ni jämför uppdrag.
Behöver vi rapportera tid på fastprisjobb?
Ja, om ni vill bedöma resursåtgång och förbättra framtida kalkyler. Fast pris till kunden gör inte den faktiska tiden oviktig.
Hur ofta bör arbetsordrar följas upp?
Granska underlaget när jobbet avslutas och samla därefter avvikelser i en regelbunden uppföljning. Anpassa frekvensen till hur många uppdrag ni har och hur snabbt ni behöver kunna agera.
Boka en demo av FieldFox och ta med ett typiskt jobb som ni vill följa från budget till utfall.