Byta arbetsordersystem – vad behöver följa med och hur planerar ni övergången?
Ett byte av arbetsordersystem behöver en tydlig gräns mellan det som flyttas, det som avslutas i det gamla systemet och den historik som ska finnas kvar att läsa. Inventera kunder, serviceobjekt och öppna uppdrag, testa ett verkligt jobb och bestäm när det nya arbetssättet börjar gälla. Låt både tekniker och koordinator delta före starten.
Det svåraste är sällan att skapa den första nya arbetsordern. Utmaningen är att veta vad som händer med jobbet som redan är bokat, materialet som ännu inte rapporterats och protokollet som behövs vid nästa besök. De frågorna behöver ett svar innan ni stänger en gammal arbetsyta.
Vad måste följa med till det nya systemet?
Dela upp informationen efter vad den används till. Ett kundregister är inte samma sak som en samling rapporter, och ett öppet uppdrag kan behöva hanteras annorlunda än ett avslutat.
Grundregister: kunder, kontaktuppgifter, serviceobjekt och artiklar.
Pågående arbete: öppna arbetsorder, bokningar och sådant som väntar på kundens besked.
Historik: tidigare besök, protokoll, bilder och uppgifter om kvarstående fel.
Inställningar: rapportmallar, roller, ordertyper och integrationsregler.
Utse en ansvarig för varje del. Kontrollera också hur uppgifterna hänger ihop. Ett serviceobjekt behöver exempelvis kunna kopplas till rätt kund, även när kunden finns med under olika namn i äldre filer.
Måste all historik importeras?
Nej. Bestäm först vilken historik teamet behöver i det dagliga arbetet och vad som kan ligga kvar i ett läsbart arkiv. Ett viktigt tidigare fel behöver vara lätt att hitta inför nästa besök, medan andra avslutade uppdrag kanske bara behövs vid en senare fråga.
Kontrollera exportmöjligheter och fortsatt åtkomst innan ni säger upp det gamla systemet. Provöppna dokument, kontrollera bilder och säkerställ att det går att förstå vilken kund och utrustning underlaget avser. En lista med filnamn räcker inte som verifiering.
Vad kan importeras till FieldFox?
FieldFox dokumenterade registerimport omfattar kunder, serviceobjekt och artiklar. Där kan uppgifterna mappas och matchas och resultatet förhandsgranskas innan körningen. Se guiden till registerimport.
Historiska och öppna arbetsorder behöver en separat genomgång. Utgå inte från att registerimporten även flyttar dem, deras slutdatum eller alla bilagor. Bestäm en lösning för varje informationsmängd och verifiera den mot det stöd som finns när bytet ska göras.
Hur gör vi med redan bokade jobb?
Välj en tydlig övergångsregel. Ett alternativ är att vissa pågående jobb färdigställs i det gamla systemet medan nya beställningar börjar i det nya från ett bestämt datum. Ett annat är att utvalda öppna uppdrag flyttas efter särskild kontroll.
Oavsett metod behöver varje jobb ha en bestämd plats för rapporteringen. Undvik att två versioner av samma uppdrag båda behandlas som aktuella. Kontrollera särskilt bokad tid, ansvarig tekniker, kundens besked och vilket underlag som redan har fakturerats.
Testa ett helt jobb före starten
Välj ett vanligt uppdrag och genomför hela flödet med de personer som ska använda det. Det ska inte bara fungera för den som har konfigurerat systemet.
Skapa uppdraget och kontrollera kund, plats och instruktioner.
Boka teknikern och ändra tiden en gång.
Låt teknikern öppna jobbet och rapportera på sin telefon.
Registrera ett material och ett behov av återbesök.
Granska rapport och underlag på kontoret.
Kontrollera den valda integrationens resultat hos mottagaren.
FieldFox samlar planering och arbetsorder med teknikerns mobila arbete. Prova de överlämningarna tillsammans, med era egna exempel och behörigheter.
Exempel: en avgränsad övergång för ett serviceteam
Ett påhittat företag med fem tekniker väljer att börja med nya servicebeställningar för en viss kundgrupp. Grundregistren kontrolleras först. Koordinatorn gör en separat lista över äldre öppna uppdrag och bestämmer var varje jobb ska färdigställas.
Teamet testar därefter ett normalt besök och ett återbesök. Inför starten får alla veta var nya uppdrag finns, vem som hjälper till med frågor och hur avvikelser rapporteras. Efter de första jobben kontrolleras att inget underlag hamnat mellan systemen.
Hur får vi med teknikerna?
Utbilda kring deras verkliga arbetsmoment. Visa hur dagens jobb hittas, vad som ska rapporteras och hur en felaktig uppgift rättas. Använd samma rapportmall som ska användas ute hos kund.
Låt en koordinator granska resultatet tillsammans med teknikern. Då blir det tydligt varför uppgifterna behövs och vilka kompletteringar ni vill undvika. Avsätt också tid för frågor under starten; att en person har sett en demonstration betyder inte att hela teamet har ett etablerat arbetssätt.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar ett systembyte?
Det beror på datans skick, integrationerna och hur många arbetssätt som ändras. Gör omfattningen konkret innan ni bestämmer startdatum.
Kan vi börja i liten skala?
Ja, om gränsen för vilka jobb och användare som omfattas är tydlig och det går att följa vilket system som ansvarar för varje uppdrag.
Vad ska vi förbereda inför en genomgång?
Ett registerutdrag, några öppna jobb och ett exempel på historik som ni behöver behålla. Boka en demo av FieldFox så går vi igenom arbetsflödet och vilka frågor övergången behöver lösa.