Kan vi behålla ekonomisystemet när vi byter arbetsordersystem?

Ja, ni kan ofta behålla ekonomisystemet och välja ett separat arbetsordersystem för servicearbetet. Förutsättningen är att den valda integrationen stödjer ert informationsflöde. Bestäm vilket system som ansvarar för kunduppgifter, var arbetsordern hanteras och vilket granskat underlag som ska lämnas vidare till ekonomin.

Kanske fungerar bokföringen bra samtidigt som planeringen bygger på en blandning av kalender, mejl och telefonsamtal. Då behöver ni bedöma serviceflödet för sig. Börja med vad som händer mellan kundens beställning och den punkt där kontoret har ett användbart underlag.

Vilket problem ska det nya systemet lösa?

Beskriv tre situationer som tar onödigt mycket tid idag. Det kan vara att boka om ett besök, få med rätt material i rapporteringen eller förstå vad som återstår efter en service. Prova sedan dessa situationer med både koordinatorn och teknikern.

Om problemen främst gäller arbetets genomförande är ett fältservicesystem relevant att utvärdera. Ekonomisystemet kan fortsätta hantera sina uppgifter. Vår guide om fältservicesystem, CRM och affärssystem hjälper er att skilja behoven åt.

Vad ska ligga i arbetsordersystemet?

Arbetsordern behöver vara en begriplig beställning: kund, plats, kontakt, omfattning och instruktioner. Den ska sedan kunna planeras och kompletteras med det som faktiskt utförts. För återkommande service behövs också en koppling till utrustningen och dess historik.

FieldFox håller ihop arbetsorder och planering med teknikerns rapportering och uppföljningen efter besöket. Det gör det möjligt att granska arbetet i sitt sammanhang innan relevanta uppgifter förs vidare.

Vilket system ska äga kunduppgifterna?

Bestäm var nya kunder skapas och var namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter korrigeras. Om flera system får ändra samma uppgift utan en bestämd regel kan en rättning skrivas över vid nästa överföring.

Välj också en stabil identifierare för matchningen. Kundnamnet ensamt är ett svagt underlag: namn kan ändras och likna varandra. Låt integrationens regler hantera hur samma kund känns igen och vad som händer om matchningen saknas.

Vilka uppgifter behöver föras vidare?

Utgå från mottagarens nästa arbetsmoment. För fakturahanteringen kan det handla om kundreferens, artikel, antal, pris, rabatt, moms och beskrivning av arbetet. Exakt vilka uppgifter som överförs behöver kontrolleras för den valda kopplingen.

Skilj också på intern information och kundens underlag. En intern felsökningsanteckning behöver inte följa med till fakturan. En sammanfattning av utfört arbete kan däremot vara viktig för att kunden ska förstå debiteringen. Se vad ett komplett fakturaunderlag behöver innehålla.

Exempel: ett besök med ett oplanerat material

En tekniker gör service på en pump och använder en reservdel som inte fanns i beställningen. Teknikern registrerar arbetet och materialet på arbetsordern. Koordinatorn granskar resultatet och kontrollerar vad kunden ska debiteras för.

När underlaget är klart lämnas de överenskomna uppgifterna vidare genom integrationen. Vilket dokument eller objekt som skapas i ekonomisystemet beror på kopplingen. Testa samma jobb med en korrigering också: om antalet ändras efter överföringen behöver det vara tydligt var rättningen ska göras och hur dubbelregistrering undviks.

Vilka ekonomisystem kan FieldFox kopplas till?

FieldFox beskriver standardkopplingar till bland annat Fortnox, Monitor ERP, Spiris och Hogia. Det finns även ett API för ytterligare kopplingar och anpassningar. Se den aktuella översikten över integrationer för system och omfattning.

Att systemets namn finns med är början på kontrollen. Stäm även av version, API-behörighet och vilka flöden som ingår. En koppling för kunder och fakturor är inte automatiskt samma sak som stöd för varje artikelregister, projektflöde eller specialfält.

Vad kostar kopplingen och vem ansvarar för den?

Be om en kostnadsbild som skiljer standardkoppling från anpassning. FieldFox anger att de listade standardkopplingarna ingår i licenspriserna och att aktivering ingår i uppstarten. Förutsättningar i det andra systemet och eventuella anpassningar behöver stämmas av.

Bestäm vem som följer upp misslyckade överföringar och vem som får ändra inställningarna. Någon behöver kunna se om underlaget har kommit fram innan det hanteras igen. Läs även om arbetsordersystemets totalkostnad.

Testa integrationen med mer än ett normalfall

• En befintlig kund med ett vanligt servicejobb.

• En ny kund som behöver skapas eller matchas.

• Tid, material och en rabatt som ska bli rätt hos mottagaren.

• Ett fel som behöver upptäckas och rättas.

• Ett redan överfört underlag som kompletteras.

Kontrollera resultatet i båda systemen. En lyckad överföring är användbar först när nästa person kan arbeta vidare med rätt uppgifter.

Vanliga frågor

Måste FieldFox ersätta hela affärssystemet?

Nej. FieldFox kan vara navet för servicearbetet och kopplas till de andra system ni vill behålla.

Går allt att synka automatiskt?

Omfattningen beror på vald integration och uppsättning. Bestäm först objekten, riktningen och vilken händelse som ska starta överföringen.

Hur tar vi reda på om vårt flöde fungerar?

Boka en demo av FieldFox och ta med ett verkligt servicejobb, namnet på ekonomisystemet och ett exempel på underlaget ni vill få fram.